项目成功立项，只是科研工作的“第一步”；如何确保经费按预算、按进度使用，避免“钱躺在账户里睡大觉”或“超支预警”，是经费管理的另一大重点。对此，科发院与财务处建立了“月度统计、季度通报、半年核查”的动态跟踪机制，用数据化手段打通经费流转的“脉络”。
每月5日前，财务处会将各政府项目的经费使用数据（如设备费已支出金额、差旅费报销进度、间接费用计提情况）同步至科发院，各业务科室会根据项目申报时的预算表，对比实际支出与计划支出的偏差，若某项目“设备费”实际支出仅为计划的30%，且已过项目实施期的50%，则会被标记为“重点关注对象”；若“差旅费”支出超出计划10%以上，则会核查是否存在超标准报销（如超标住宿、非项目相关差旅）。
季度末，科发院会在科研内网发布《政府计划项目经费使用情况通报》，详细列出每个项目的“经费使用率”（实际支出/预算总额×100%）、“各科目支出占比”“存在问题”，并附上业务科室联系人电话。这种“公开透明”的方式，既让科研团队清晰了解自身经费使用情况，也便于学院和科发院及时介入指导。
2023年第三季度，通报显示环境工程学院赵教授的“城市污水处理技术优化”项目经费使用率仅为28%，远低于同期平均水平（55%）。科发院项目专员立即与赵教授沟通，发现问题出在“设备采购”上，项目计划购置的“水质在线监测仪”因供应商产能不足，交货时间延迟了3个月，导致相关实验无法开展，经费无法支出。了解情况后，科发院一方面协助赵教授与供应商协商加快生产，另一方面建议调整经费使用计划，将原本用于设备采购的部分经费，先投入到“污水处理剂配方优化”的前期实验中，避免经费闲置。同时，专员还与财务处沟通，为项目办理了“设备采购延期支出备案”，确保后续设备到货后能正常报销。到第四季度，该项目经费使用率提升至62%，顺利赶上计划进度。
“动态跟踪不是‘盯梢’，而是‘预警’——通过及时发现问题、解决问题，避免小偏差变成大麻烦。”科发院科研管理科刘科长说，近两年来，通过这种跟踪机制，我院政府项目经费平均使用率从68%提升至82%，因经费使用滞后导致的项目延期数量减少了35%，真正实现了“经费跟着项目走，服务跟着需求走”。
16.1.3警方提醒：精准服务，让“被动整改”变“主动调整”
“李老师，您的国家自然科学基金项目还有3个月到期，目前经费使用率为65%，其中‘实验材料费’还有15万元未支出，建议加快采购进度哦～”2024年5月，化工学院的李教授收到了科发院发来的“经费使用提醒短信”，同时附带了一份《经费使用进度建议表》，详细列出了剩余经费的优先支出方向。
这种“个性化提醒”，是我们科发院在经费管理中推出的“暖心服务”。针对不同项目的实施周期、预算金额、学科特点，科室会建立“经费使用进度台账”，在项目到期前3个月、1个月分别发送“预警提醒”，在到期前15天进行“一对一沟通”，确保科研工作者有充足时间调整使用计划。
对于经费使用率偏低的项目，科发院会深入分析原因，提供“定制化解决方案”：若因实验方案调整导致经费无法按计划支出，会协助团队修改预算（需报项目主管部门备案）；若因报销流程不熟悉导致支出滞后，会安排财务会计上门指导报销操作；若因设备或材料采购周期长，会建议通过“框架协议采购”“紧急采购”等方式加快进度。
材料学院王教授的“高性能陶瓷材料研发”项目曾遇到过“报销难”问题，项目涉及大量实验材料采购，供应商提供的发票格式不规范，财务处多次退回，导致经费无法及时支出。科发院得知后，立即安排财务会计与王教授的科研助理对接，指导其规范发票收集流程（如要求供应商标注“项目编号”“材料名称”），同时协调财务处开通“科研项目报销绿色通道”，确保符合要求的票据能在3个工作日内完成报销。最终，该项目在到期前1周完成了所有经费支出，顺利通过验收。
“以前总担心经费花不完被收回，现在科发院提前提醒、主动帮忙，再也不用‘赶末班车’似的花钱了。”王教授的话，道出了不少科研工作者的心声。据统计，推行“精准提醒”服务以来，我院政府计划项目“经费结余超10%”的比例从25%下降至8%，项目验收通过率提升至98%，真正实现了“经费使用有计划、项目推进有保障”。
内容未完，下一页继续阅读